Nederlandse bedrijven die veel in Duitsland werken worden door de Duitse douane beboet met boetes tot 1500 Euro als zij geen Duits postbusadres hebben. Dat is sinds 2015 verplicht.
De Duitse douane controleert de laatste tijd streng op het naleven van deze regel en heeft al diverse Nederlandse bedrijven beboet.
Europese bedrijven die werkzaam zijn in Duitsland moeten werkzaamheden verplicht via internet bij de Duitse douane in Keulen melden.
Bij deze melding dient ook een Duits adres opgegeven te worden. Nederlandse bedrijven die dachten deze verplichting te kunnen omzeilen door het onlineformulier niet correct in te vullen hebben recent geldboetes opgelegd gekregen.
De Duitse douane kan de geldboete opleggen omdat een foutieve melding strafbaar is volgens paragraaf 23, alinia nr 1, regel 6 van het Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG).
De meeste fouten worden gemaakt doordat men op het internetformulier niet het Duitse postbusadres vermeld. Die Zustelladresse, zoals dat in Duitsland wordt genoemd.
Een Duitse Zustelladresse is voor bedrijven afkomstig uit EU-landen, die werkzaam zijn in Duitsland, een verplichting.
Veel Nederlandse bedrijven die werkzaamheden verrichten in Duitsland hebben echter geen Duits postbus adres. En dat blijkt nu een groot probleem.
Er zijn bedrijven die Duitse postbusadressen aanbieden. Deze optie is echter kostbaar als er slechts sporadisch Duitse post voor dat adres wordt verwacht.
Bij langdurige grotere projecten kunnen bedrijven het probleem oplossen door in overleg met de opdrachtgever het adres van de werklocatie te gebruiken en daar een eigen postbus te plaatsen.
Een andere optie is het Duitse adres van Duitse zakenpartners, bekenden of familie te gebruiken.
De Duitse economie boomt. Veel Nederlandse bedrijven willen daar snel van profiteren. De Deutsch-Niederländische Handelskammer waarschuwt ondernemers echter niet te gehaast een Duitse BV te willen oprichten Haastwerk kan duur uitpakken.
“Nederlanders hebben echter nogal eens de neiging ongeduldig te zijn,” zegt juriste Carina Mijnen van de Handelskamer. Bijvoorbeeld bij de oprichting van een Duitse BV – een GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) moet rekening gehouden worden met een procedure die zes tot acht weken tijd vergt.
Pas als de GmbH definitief ingeschreven is mag een ondernemer daar in Duitsland over communiceren. De bestuurder van de GmbH in oprichting is zelfs verplicht om in alle correspondentie kenbaar te maken dat de GmbH nog in oprichting is.
Procedure oprichten GmbH
- Voor de oprichting van een GmbH moet eerst worden getoetst of de geplande activiteiten in Duitsland zonder meer mogen worden uitgeoefend. Voor een aantal bedrijfsactiviteiten is een vergunning vereist. Daarnaast moet worden onderzocht of de persoon van de oprichter of de bestuurder over bepaalde kwalificaties dient te beschikken. De oprichter van een GmbH kan zowel een natuurlijke als een rechtspersoon zijn.
- Voor de oprichting van de GmbH is een Duits adres vereist. De GmbH dient namelijk over een binnenlands correspondentieadres te beschikken. Een postbus is in het kader hiervan onvoldoende. De statutaire zetel van de GmbH mag in een andere plaats liggen dan het binnenlandse correspondentieadres.
- Vervolgens dient er een Duitse notaris te worden ingeschakeld, die een concept-oprichtingsakte opstelt, waarin de naam, zetel, doelomschrijving en het kapitaal van de GmbH zijn vastgelegd. De naam van de GmbH mag vrij worden gekozen. Fantasienamen zijn toegestaan, maar de rechtsvorm moet uit de naam blijken. Tevens moet de naam voldoende onderscheidend van andere reeds bestaande GmbH’s zijn. De doelomschrijving dient voldoende nauwkeurig en gedetailleerd te zijn omschreven. Het kapitaal van de GmbH moet bij oprichting tenminste 25.000 euro bedragen. In de oprichtingsakte van de GmbH wordt meestal ook de eerste bestuurder (‘Geschäftsführer’) van de GmbH benoemd.
- De concept oprichtingsakte dient door de oprichters bij de notaris te worden ondertekend. Na ondertekening van de oprichtingsprocedure kan er een bankrekening worden geopend, waarop het kapitaal van de GmbH wordt gestort. De bestuurder dient te verklaren dat het kapitaal tot zijn vrije beschikking staat.
- Zodra het kapitaal is gestort, kan de GmbH in het Duitse handelsregister worden ingeschreven. De inschrijvingsprocedure bij het Amtsgericht (kantongerecht) kan gemakkelijk twee tot drie weken in beslag nemen. De GmbH is pas opgericht, nadat de vennootschap in het Duitse handelsregister is ingeschreven. Instanties als de Duitse belastingdienst en de bevoegde kamer van koophandel (IHK) ontvangen vervolgens automatisch bericht, dat de GmbH is opgericht.
Op de website van de Handelskammer Hamburg staat een gedetailleerd document met informatie over alle eisen waar een Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) aan moet voldoen.
